POLITYKA PRYWATNOŚCI – VIDAXL.PL

wersja 2026-04-21

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do Przetwarzania Danych Osobowych w związku z zakupami oraz aktywnością na tej stronie internetowej.

Strona internetowa jest obsługiwana przez vidaXL Marketplace Europe B.V., spółkę zarejestrowaną w Niderlandach, która ułatwia transakcje oraz prowadzi platformę sprzedaży online. Produkty sprzedawane za pośrednictwem strony internetowej są oferowane przez vidaXL Commerce Europe B.V.. 

W całym niniejszym dokumencie termin „vidaXL” odnosi się do vidaXL Marketplace Europe B.V., vidaXL Commerce Europe B.V. oraz, tam gdzie ma to zastosowanie, do innych podmiotów powiązanych z vidaXL, które uczestniczą w prowadzeniu, obsłudze lub wsparciu Sklepu Internetowego.

PODSUMOWANIE::

Kategoria	Szczegóły
Kto Zbiera Dane?	vidaXL Marketplace Europe B.V. (operator Sklepu Internetowego), vidaXL Commerce Europe B.V. (podmiot prowadzący Sprzedaż Internetową), Inne strony trzecie w zależności od interakcji (zob. Sekcja 4 Polityki).
Podstawy Prawne Przetwarzania Danych Osobowych (RODO)	Realizacja umowy, obowiązek prawny, uzasadniony interes, zgoda lub roszczenia sądowe. Przykłady: Odwiedzający → adres IP, dane o urządzeniu, dane dotyczące zachowania (analityka/personalizacja) Klienci → dane kontaktowe do realizacji zamówień i wsparcia Posiadacze kont → logowanie, śledzenie zamówień, zapobieganie oszustwom Zamówienia/Płatności → dane do fakturowania i dostawy przetwarzane w sposób bezpieczny Aukcje → dane o ofertach w celu zapewnienia uczciwego użytkowania Listy życzeń → przechowywane w celu personalizacji doświadczenia Opinie → udostępniane bezpośrednio lub za pośrednictwem partnerów, wykorzystywane do weryfikacji Obsługa klienta → rozmowy telefoniczne, e-maile, czaty są rejestrowane; rozmowy mogą być nagrywane Newsletter → wysyłany na podstawie zgody lub uzasadnionego interesu
Udostępnianie Danych	Udostępniane współadministratorom lub niezależnym administratorom (np. płatności, dostawa, marketing), Podmiotom Przetwarzającym (np. CRM, hosting, narzędzia czatu), podprocesorom oraz innym odbiorcom (np. monitorowanie oszustw, organy publiczne).
Twoje Prawa	Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie danych. Złożenie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Kontakt z vidaXL zgodnie ze szczegółami zawartymi w pełnej Polityce.
Transfery Międzynarodowe	Dane mogą być przekazywane poza EOG przy zastosowaniu zabezpieczeń, takich jak Standardowe Klauzule Umowne.
Przechowywanie Danych	Dane przechowywane wyłącznie tak długo, jak to konieczne, np. 10 lat dla celów podatkowych, 2 lata dla nieaktywnych kont. Zob. Sekcja 7 w celu uzyskania szczegółów.
Środki Bezpieczeństwa	Techniczne (SSL/TLS), organizacyjne (szkolenie personelu, ograniczony dostęp), Monitorowanie, minimalizacja danych, planowanie reakcji na incydenty.

 

CONTENTS

1. Definicje.

2. Kto zbiera dane osobowe?

3. PODSTAWY PRAWNE I CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

3.1 PODSTAWA PRAWNA

3.2 NASZE PRZETWARZANIE I JEGO CELE

3.2.1 ODWIEDZAJĄCY SKLEP INTERNETOWY (zakres zbierania danych może się różnić w zależności od ustawień plików cookie)

3.2.2 Klienci Sklepu internetowego.

3.2.3 Posiadacze kont

3.2.4 Zamówienia i Płatności

3.2.5 Aukcje

3.2.6 Listy Życzeń

3.2.7 Opinie

3.2.8 Interakcje z Obsługą Klienta

3.2.9 Newsletter

3.2.10 Program nagród vidaXL

4. KOMU UDOSTĘPNIAMY TWOJE DANE

5. Twoje prawa

6. Transfery Międzynarodowe

7. Jak długo będą przetwarzane moje dane?

8. Jakie środki bezpieczeństwa są stosowane w celu ochrony moich danych?

9. JAK MOGĘ ZŁOŻYĆ SKARGĘ

10. Zmiany w niniejszej informacji

1. DEFINICJE.

W niniejszej Polityce Prywatności i Oświadczeniu dotyczącym Plików Cookie używa się następujących terminów w znaczeniu określonym poniżej:

Sklep Internetowy: Sklep internetowy dostępny za pośrednictwem www.vidaXL.pl oraz każdej innej strony internetowej, aplikacji lub adresu URL wyznaczonego przez vidaXL do sprzedaży produktów online.

Interakcja: Korzystanie z funkcjonalności Sklepu Internetowego, takich jak tworzenie listy życzeń, finalizacja zakupu, subskrypcja Newslettera, korzystanie z “Moje Konto”, udział w Aukcjach, korzystanie z funkcji Czatu lub inne formy interakcji z funkcjonalnościami Sklepu.

Odwiedzający Sklep Internetowy: Klient odwiedzający Sklep Internetowy po raz pierwszy, który nie wchodzi w interakcję z jego funkcjami.

Klient Sklepu Internetowego: klient wchodzący w interakcję ze Sklepem Internetowym.

Konto: konto, które klient musi założyć w Sklepie Internetowym, aby móc złożyć zamówienie.

Polityka Prywatności: Polityka prywatności vidaXL

Wszystkie terminy użyte w niniejszej Polityce Prywatności vidaXL, które są zdefiniowane w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), należy rozumieć w znaczeniu nadanym im w tym rozporządzeniu. Obejmuje to w szczególności, ale nie wyłącznie, następujące pojęcia: „Dane osobowe”, „Przetwarzanie”, „Pseudonimizacja”, „Odbiorca”, „Strona trzecia”, „Zgoda”, „Naruszenie ochrony danych osobowych”, „Organ nadzorczy”, „Przetwarzanie transgraniczne”, „Administrator”, „Podmiot przetwarzający”, „Osoba, której dane dotyczą” oraz „Inspektor Ochrony Danych”. 

2. KTO ZBIERA DANE OSOBOWE?

2.1 Twoje Dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane przez różne podmioty, w zależności od tego, w jaki sposób wchodzisz w interakcję ze Sklepem Internetowym.

2.2 Odpowiedzialność za Twoje dane.

2.2.1 Administratorzy (zwani łącznie dalej vidaXL):

• vidaXL Marketplace Europe B.V.: jako operator Sklepu Internetowego, vidaXL Marketplace Europe B.V. jest Administratorem Przetwarzania danych, które następuje w związku z korzystaniem przez Ciebie ze Sklepu Internetowego i jego funkcji.
• vidaXL Commerce Europe B.V.: spółka sprzedająca produkty dostępne w Sklepie Internetowym jest również współadministratorem lub niezależnym Administratorem wraz z vidaXL Marketplace Europe B.V.  we wszystkich czynnościach związanych z zamówieniem, dostawą, obsługą klienta, fakturowaniem oraz usługami posprzedażowymi.

2.2.2 Inne zaangażowane podmioty. W zależności od Twojej Interakcji dane mogą być także przetwarzane przez inne podmioty; ich wykaz znajduje się w artykule 4.

3. 3. PODSTAWY PRAWNE I CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

3.1 PODSTAWA PRAWNA

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu ważną podstawę prawną. Na gruncie RODO mogą mieć zastosowanie następujące podstawy prawne:

Podstawa prawna	Wyjaśnienie
Wykonanie umowy*	W celu wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy
Obowiązek prawny	W celu spełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych
Prawnie uzasadniony interes**	Gdy my (lub Strona trzecia) mamy biznesowy lub handlowy powód do korzystania z Twoich danych, wyważony wobec Twoich praw
Zgoda	Gdy udzieliłeś jasnej i wyraźnej zgody
Roszczenia prawne	Gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych
Interes publiczny	Nie ma zastosowania do naszych obecnych czynności przetwarzania

* Na przykład bez określonych informacji, takich jak Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres dostawy lub dane płatnicze, nie bylibyśmy w stanie przetworzyć Twojego zamówienia, dostarczyć produktów, obsłużyć płatności ani zapewnić wsparcia klienta. Jeżeli podanie danych osobowych jest opcjonalne, zostanie to wyraźnie wskazane. Jeżeli zdecydujesz się nie podawać danych opcjonalnych, nadal możesz korzystać z naszego Sklepu internetowego, ale niektóre funkcje lub usługi, takie jak spersonalizowane rekomendacje lub komunikacja marketingowa, mogą być niedostępne.

** Jeżeli opieramy przetwarzanie Twoich danych osobowych na prawnie uzasadnionych interesach, interesy te obejmują zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i bezpieczeństwa naszego Sklepu internetowego, świadczenie obsługi klienta, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ulepszanie naszych usług oraz utrzymywanie uczciwego i przejrzystego funkcjonowania platformy. Starannie wyważyliśmy te interesy wobec Twoich praw i wolności oraz ustaliliśmy, że przetwarzanie jest proporcjonalne, ograniczone do tego, co niezbędne dla wskazanych celów, i nie wywiera na Ciebie istotnego ani nieoczekiwanego wpływu. Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak minimalizacja danych, kontrola dostępu i ograniczone okresy przechowywania, aby chronić Twoje dane osobowe. Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach, zgodnie z opisem w punkcie 5 niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.
 

3.2 NASZE PRZETWARZANIE I JEGO CELE

W poniższych tabelach przedstawiliśmy podstawowe rodzaje danych oraz sposób, w jaki są one przetwarzane przez vidaXL.

3.2.1 ODWIEDZAJĄCY SKLEP INTERNETOWY (ZAKRES ZBIERANIA DANYCH MOŻE SIĘ RÓŻNIĆ W ZALEŻNOŚCI OD USTAWIEŃ PLIKÓW COOKIE)..

Dane	Cel	Podstawa prawna
Adres IP, typ urządzenia, odsyłacz, kraj, zachowanie podczas przeglądania	Funkcjonowanie i bezpieczeństwo strony internetowej: w celu zapewnienia technicznego działania i bezpieczeństwa sklepu internetowego, w tym wyświetlania właściwej wersji strony	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i bezpieczeństwa naszego Sklepu internetowego
	Analityka sklepu internetowego: w celu analizy zagregowanego korzystania ze sklepu internetowego oraz poprawy wydajności i użyteczności	Prawnie uzasadniony interes - poprawa funkcjonalności i jakości naszych usług
	Marketing i reklama: w celu personalizacji treści marketingowych oraz wyświetlania ukierunkowanych reklam, tam gdzie ma to zastosowanie	Zgoda

 

3.2.2KLIENCI SKLEPU INTERNETOWEGO.

Tak samo jak powyżej, a ponadto:

Dane	Cel	Podstawa prawna
Dane kontaktowe, preferencje, zamówione produkty	Przetwarzanie i realizacja zamówień: w celu przetwarzania zamówień, organizacji dostawy, obsługi płatności i zarządzania zwrotami	Umowa
	Zarządzanie kontem i usługami: w celu zarządzania kontami klientów, historią zamówień i preferencjami klientów	Umowa
	Spersonalizowane rekomendacje produktów: w celu sugerowania podobnych lub uzupełniających się produktów na podstawie wcześniejszych zakupów	Prawnie uzasadniony interes - poprawa adekwatności i użyteczności naszych usług
	Komunikacja marketingowa: w celu wysyłania newsletterów lub wiadomości promocyjnych, tam gdzie ma to zastosowanie	Zgoda

 

3.2.3 POSIADACZE KONT

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail, hasło	Tworzenie i zarządzanie kontem: w celu utworzenia i utrzymania konta użytkownika oraz umożliwienia bezpiecznego logowania	Umowa
	Śledzenie zamówień i historia konta: w celu umożliwienia użytkownikom przeglądania i zarządzania zamówieniami za pośrednictwem konta	Umowa
	Bezpieczeństwo konta i zapobieganie nadużyciom: w celu wykrywania, zapobiegania i badania niewłaściwego użycia, oszustw lub incydentów bezpieczeństwa związanych z kontami użytkowników	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie bezpieczeństwa i integralności naszej platformy
Imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta w mediach społecznościowych	Uwierzytelnianie konta i logowanie przez konto w mediach społecznościowych: w celu weryfikacji Twojej tożsamości za pośrednictwem wybranego dostawcy mediów społecznościowych oraz umożliwienia bezpiecznego logowania do Twojego konta vidaXL bez tworzenia oddzielnych danych logowania.	Umowa

 

3.2.4 ZAMÓWIENIA I PŁATNOŚCI.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, metoda płatności, adres IP	Przetwarzanie zamówień i dostawa: w celu przetwarzania zakupów, organizacji wysyłki i dostarczania zamówień	Umowa
	Przetwarzanie płatności i rozliczenia: w celu obsługi płatności, wystawiania faktur i zarządzania zwrotami środków	Umowa
	Zapobieganie oszustwom i bezpieczeństwo transakcji: w celu wykrywania i zapobiegania oszukańczym lub nieautoryzowanym transakcjom oraz ochrony sklepu internetowego	Prawnie uzasadniony interes - zapobieganie oszustwom i zapewnienie bezpieczeństwa transakcji
	Zgodność z wymogami prawnymi i podatkowymi: w celu przestrzegania obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków ustawowych	Obowiązek prawny

 

3.2.5 AUKCJE

Dane	Cel	Podstawa prawna
Pseudonim licytującego	Udział w aukcjach i funkcja licytacji: w celu umożliwienia użytkownikom składania ofert i uczestnictwa w aukcjach	Umowa
	Przejrzystość aukcji: w celu wyświetlania pseudonimów licytujących podczas aukcji, aby zapewnić przejrzystość i uczciwość	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie uczciwego i przejrzystego prowadzenia aukcji
Informacje o koncie i zamówieniu powiązane z aukcją	Zapobieganie nadużyciom i integralność platformy: w celu wykrywania i zapobiegania niewłaściwemu użyciu, manipulacjom lub nadużyciom podczas aukcji	Prawnie uzasadniony interes - ochrona integralności i bezpieczeństwa platformy aukcyjnej
	Obsługa sporów i zarządzanie wynikami aukcji: w celu rozwiązywania sporów, egzekwowania zasad aukcji i przetwarzania wyników aukcji	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie właściwego egzekwowania zasad aukcji i rozstrzygania sporów

3.2.6 LISTY ŻYCZEŃ. 

Jeżeli utworzysz własną Listę życzeń w naszym Sklepie internetowym i dodasz produkty do Listy życzeń, będąc wylogowanym, pozostaną one na liście przez 30 dni. Jeżeli dodasz produkty do Listy życzeń po zalogowaniu, zawsze znajdziesz je w sekcji Lista życzeń w Moim koncie.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Pozycje na liście życzeń	Funkcjonalność listy życzeń: w celu zapisywania wybranych produktów i wyświetlania ich na Liście życzeń podczas sesji lub w ramach konta użytkownika	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie funkcjonalności listy życzeń i poprawa doświadczenia użytkownika
	Listy życzeń powiązane z kontem: w celu przechowywania i odtwarzania pozycji listy życzeń dla zalogowanych użytkowników między sesjami	Umowa
	Spersonalizowane oferty i rekomendacje: w celu sugerowania odpowiednich produktów na podstawie pozycji na liście życzeń, tam gdzie ma to zastosowanie	Zgoda
Adres IP, zachowanie podczas przeglądania	Lista życzeń oparta na sesji: w celu powiązania pozycji listy życzeń z sesją przeglądarki	Zgoda
	Personalizacja dla zalogowanych użytkowników: w celu poprawy doświadczenia użytkownika poprzez wyświetlanie treści związanych z listą życzeń zalogowanym użytkownikom	Prawnie uzasadniony interes - poprawa użyteczności i adekwatności naszych usług

3.2.7 OPINIE

vidaXL umożliwia klientom ocenianie produktów i usług po złożeniu zamówienia. opinie te pomagają nam ulepszać nasze usługi i informować innych klientów. dodatkowo możemy zaprosić cię do udziału w badaniach satysfakcji klienta. zakres zbieranych danych różni się w zależności od rodzaju opinii lub ankiety oraz od tego, kto zarządza daną interakcją (vidaxl lub strona trzecia).

3.2.7.1 Opinie o produktach i usługach zarządzane przez vidaXL.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, zakupiony produkt	Publikacja opinii o produktach i usługach: w celu wyświetlania opinii wraz z imieniem i nazwiskiem recenzenta (lub wybraną nazwą wyświetlaną) oraz odpowiednim produktem lub usługą	Zgoda
Adres e-mail, numer zamówienia	Weryfikacja opinii: w celu potwierdzenia, że recenzent jest rzeczywistym klientem, oraz powiązania opinii z konkretnym zamówieniem	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie autentyczności i wiarygodności opinii klientów
Adres e-mail	Obsługa skarg i działania następcze: w celu kontaktu z recenzentem w związku ze skargami, problemami z obsługą lub działaniami następczymi dotyczącymi opinii	Prawnie uzasadniony interes - zarządzanie opiniami klientów i rozwiązywanie problemów związanych z obsługą
Miejsce zamieszkania (w przypadku opinii o usługach)	Kontekstualizacja opinii: w celu ustalenia regionu klienta na potrzeby analizy jakości usług i informacji kontekstowych	Prawnie uzasadniony interes - poprawa jakości usług i doświadczenia klienta

 

3.2.7.2 Opinie przesyłane za pośrednictwem platform stron trzecich. Po kliknięciu przycisku „Napisz opinię” lub podobnego linku w naszym Sklepie internetowym możesz zostać przekierowany do platformy opinii strony trzeciej (jednego z partnerów umownych vidaXL). Podmioty te gromadzą i przetwarzają Twoje dane zgodnie z własnymi politykami prywatności. vidaXL nie kontroluje sposobu, w jaki podmioty te postępują z Twoimi informacjami.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail	Przesyłanie i publikacja opinii na platformach stron trzecich: w celu wyświetlania opinii i weryfikacji klientów na platformie opinii strony trzeciej	Zgoda uzyskana przez platformę strony trzeciej zgodnie z jej własnym oświadczeniem o ochronie prywatności

Uwaga: Zachęcamy do zapoznania się z właściwą polityką prywatności strony trzeciej przed przesłaniem opinii, ponieważ vidaXL nie ma kontroli nad tym, jak te platformy przetwarzają Twoje dane osobowe.

3.2.7.3 Serwisy porównawcze z funkcją opinii. Możesz także ocenić vidaXL za pośrednictwem niezależnych serwisów porównawczych prezentujących nasze oferty produktów.e do wypełnienia ankiety satysfakcji. Ankiety są przeprowadzane przez zewnętrznych dostawców usług w imieniu vidaXL.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail	Przesyłanie i publikacja opinii na platformach porównawczych: w celu wyświetlania opinii oraz, w stosownych przypadkach, kontaktu z recenzentami w związku ze skargami lub problemami z obsługą	Zgoda lub prawnie uzasadniony interes, zgodnie z ustaleniami platformy porównawczej działającej jako niezależny administrator na podstawie własnego oświadczenia o ochronie prywatności

 

3.2.7.4 Ankiety satysfakcji klienta. Po dokonaniu zakupu lub kontakcie z naszą obsługą klienta możesz zostać zaproszony do wypełnienia ankiety satysfakcji klienta. Ankiety te są prowadzone przez usługodawców będących Stronami trzecimi w imieniu vidaXL.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail i/lub numer telefonu	Zaproszenie do ankiety i jej dystrybucja: w celu zapraszania klientów do udziału w badaniu satysfakcji klienta	Prawnie uzasadniony interes - mierzenie i poprawa jakości naszych usług
	Działania następcze dotyczące opinii: w celu kontaktu z klientem, jeżeli wymagane jest doprecyzowanie lub dalsze działania	Prawnie uzasadniony interes - poprawa jakości usług i rozwiązywanie problemów klientów
Szczegóły doświadczeń, treść opinii	Ocena i poprawa jakości usług: w celu oceny doświadczeń klientów, ulepszania usług, procesów wewnętrznych i szkoleń personelu	Prawnie uzasadniony interes - poprawa naszych usług i doświadczenia klienta
Informacje o zamówieniu	Kontekstualizacja opinii: w celu powiązania opinii z konkretną transakcją lub interakcją z klientem	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie prawidłowej oceny interakcji z klientami
Adres IP	Integralność ankiety i zapobieganie nadużyciom: w celu zapobiegania wielokrotnemu przesyłaniu odpowiedzi przez tego samego użytkownika oraz ochrony wiarygodności wyników ankiety	Prawnie uzasadniony interes - ochrona integralności i wiarygodności wyników ankiet
Wszelkie opcjonalne dane osobowe podane w polach tekstu otwartego	Dobrowolne ujawnienie: w celu przetwarzania dodatkowych danych osobowych podanych według uznania klienta	Zgoda

 

3.2.8 INTERAKCJE Z OBSŁUGĄ KLIENTA.

Możesz skontaktować się z obsługą klienta vidaXL, aby zadać pytania, poprosić o wsparcie lub złożyć skargę. Dostępne formy kontaktu obejmują telefon, e-mail, czat lub internetowy formularz skarg dostępny w naszym Sklepie internetowym. Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe, aby odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie i nim zarządzać.

3.2.8.1 Interakcje z obsługą klienta.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer zamówienia (w stosownych przypadkach), opis problemu lub zgłoszenia	Obsługa zapytań i zgłoszeń klientów: w celu identyfikacji klienta, udzielania odpowiedzi na pytania i zapewnienia żądanego wsparcia	Umowa, jeżeli zgłoszenie dotyczy zamówienia lub umowy
	Komunikacja z klientem i działania następcze: w celu przesyłania aktualizacji, przekazywania informacji o statusie oraz prowadzenia dalszych działań w związku ze zgłoszeniami lub skargami	Prawnie uzasadniony interes - zapewnienie skutecznej obsługi klienta i ciągłości usług
	Obsługa skarg i rozwiązywanie sporów: w celu badania, rozstrzygania i dokumentowania skarg	Prawnie uzasadniony interes - rozwiązywanie sporów i poprawa jakości usług
	Identyfikacja transakcji: w celu ustalenia właściwego zakupu, aby prawidłowo obsłużyć zgłoszenie	Umowa
Dane specyficzne dla czatu: imię i nazwisko, adres e-mail, temat czatu	Obsługa klienta na żywo przez czat: w celu udzielania pomocy w czasie rzeczywistym i odpowiadania na zapytania	Umowa lub prawnie uzasadniony interes, w zależności od charakteru zgłoszenia
Interakcje z obsługą klienta w polach tekstu otwartego	Analiza interakcji z obsługą klienta: w celu wykrywania i usuwania danych osobowych przy użyciu generatywnej sztucznej inteligencji lub modeli uczenia maszynowego; po anonimizacji w celu identyfikacji powtarzających się skarg lub problemów z produktami oraz poprawy jakości produktów i doświadczenia klienta	Prawnie uzasadniony interes - poprawa procesów obsługi klienta i jakości produktów

Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do przestrzegania mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony konsumentów, rachunkowości lub podatków, podstawą prawną może być również obowiązek prawny.

3.2.8.2 Nagrywanie interakcji. Rozmowy telefoniczne z obsługą klienta mogą być nagrywane w następujących celach:

Dane	Cel	Podstawa prawna
Nagranie głosu rozmowy	Monitorowanie jakości usług i szkolenie personelu: w celu poprawy procesów obsługi klienta i szkolenia pracowników obsługi klienta	Prawnie uzasadniony interes - poprawa jakości usług i wsparcia klienta
	Obsługa skarg i weryfikacja sporów: w celu potwierdzania skarg, badania incydentów oraz zapewnienia prawidłowej obsługi interakcji z klientami	Prawnie uzasadniony interes - rozwiązywanie sporów i zapewnienie prawidłowej obsługi zgłoszeń klientów
	Opcjonalne nagrywanie rozmów: gdy nagrywanie nie jest bezwzględnie konieczne, a klient aktywnie wyraża zgodę na nagranie	Zgoda

Uwaga: Zawsze zostaniesz poinformowany, gdy rozmowa jest nagrywana. Nagrania są przechowywane w bezpieczny sposób, dostęp do nich jest ograniczony, a okres ich przechowywania trwa wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do wskazanych celów, i w każdym przypadku nie dłużej niż 21 dni.

3.2.9 NEWSLETTER.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail, preferencje	Zarządzanie subskrypcją newslettera: w celu rejestrowania, zarządzania i utrzymywania subskrypcji newslettera	Zgoda
	Ogólna komunikacja marketingowa: w celu wysyłania newsletterów i wiadomości promocyjnych	Zgoda
	Spersonalizowana komunikacja marketingowa: w celu dostosowywania treści newslettera na podstawie preferencji lub wcześniejszych interakcji, tam gdzie ma to zastosowanie	Zgoda
Imię i nazwisko, adres e-mail	Marketing do obecnych klientów: w celu wysyłania informacji o podobnych produktach lub usługach klientom, którzy wcześniej dokonali u nas zakupu	Prawnie uzasadniony interes - promowanie podobnych produktów lub usług obecnym klientom

 

3.2.10 PROGRAM NAGRÓD VIDAXL+ 

Udział w Programie nagród vidaXL+ wymaga przetwarzania danych osobowych w sposób opisany poniżej.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail, informacje o koncie, historia zakupów, saldo punktów nagród	Administrowanie członkostwem: w celu zarządzania Twoim kontem w Programie nagród, przyznawania i śledzenia punktów oraz prowadzenia rejestru członkostwa	Umowa
	Komunikacja związana z członkostwem: w celu wysyłania wiadomości powitalnych, aktualizacji punktów, zestawień konta oraz innych komunikatów niezbędnych do utrzymania członkostwa	Umowa
	Komunikacja marketingowa związana z nagrodami: w celu wysyłania ofert i promocji w ramach Programu nagród	Zgoda

Więcej informacji o Programie nagród vidaXL+ można znaleźć w dokumencie REGULAMIN PROGRAMU LOJALNOŚCIOWEGO VIDAXL + REWARDS PROGRAM.

 

4KOMU UDOSTĘPNIAMY TWOJE DANE

4.1 vidaXL udostępnia Twoje dane osobowe różnym stronom trzecim w celu realizacji Twoich zamówień, świadczenia usług, utrzymania naszej działalności operacyjnej oraz wypełniania obowiązków prawnych. Odbiorcy ci mogą być zakwalifikowani na gruncie RODO jako niezależni administratorzy, współadministratorzy lub podmioty przetwarzające.

4.2 Niezależni administratorzy lub współadministratorzy. Podmioty te samodzielnie lub wspólnie z vidaXL określają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych:

Usługodawca	Cel	Podstawa prawna
Dostawcy obsługi klienta (podmiot powiązany z vidaXL)	Obsługa zapytań i skarg klientów	Wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes
Dostawcy usług płatniczych (PSP) (np. PayPal, Klarna, Visa, Adyen)	Bezpieczne przetwarzanie płatności	Wykonanie umowy, obowiązek prawny
Firmy logistyczne	Dostawa i zwrot zamówień	Wykonanie umowy
Dostawcy usług marketingowych i badawczych	Dostarczanie newslettera, opinie klientów	Zgoda, prawnie uzasadniony interes
Zespoły ds. rozwoju produktu i jakości	Analiza zanonimizowanych opinii w celu wprowadzania ulepszeń	Prawnie uzasadniony interes
Dostawcy usług zapobiegania oszustwom (np. Forter)	Wykrywanie i zapobieganie oszukańczym transakcjom oraz nadużyciom usług	Prawnie uzasadniony interes
Dostawcy uwierzytelniania przez media społecznościowe (np. Google, Facebook)	W celu uwierzytelniania użytkowników, którzy wybierają logowanie do konta vidaXL za pomocą konta w mediach społecznościowych	Wykonanie umowy

Uwaga: Regularnie przeglądamy i aktualizujemy tę listę, aby odzwierciedlała zmiany w naszych czynnościach przetwarzania.

4.3 Podmioty przetwarzające. Podmioty te przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie vidaXL zgodnie z art. 28 RODO:

Rodzaj podmiotu przetwarzającego	Cel
Hosting w chmurze i infrastruktura IT	Działanie strony internetowej i systemów
Systemy CRM i obsługi klienta	Śledzenie interakcji z klientami i obsługi wsparcia
Platformy e-mail/newsletter	Dostarczanie newslettera i obsługa zgód opt-in
Narzędzia czatu i interakcji	Obsługa klienta w czasie rzeczywistym
Usługi windykacyjne	Podzlecanie windykacji należności
Dostawcy obsługi klienta (zewnętrzni)	Obsługa skarg klientów w imieniu vidaXL
Usługi weryfikacji i walidacji adresów	Weryfikacja i walidacja danych adresowych klienta w celu wsparcia prawidłowego przetwarzania zamówień
Narzędzia do zarządzania zwrotami i generowania etykiet	Tworzenie etykiet zwrotnych, zarządzanie autoryzacjami zwrotu towaru, wybór przewoźnika i rejestracja śledzenia w celu wsparcia zwrotów klientów
Usługi zapobiegania oszustwom i ich wykrywania	Wykrywanie i zapobieganie oszukańczym działaniom, nadużyciom usług i bezprawnym transakcjom

Uwaga: Regularnie przeglądamy i aktualizujemy tę listę, aby odzwierciedlała zmiany w naszych czynnościach przetwarzania.

4.4 Podprocesorzy. W przypadku gdy podmioty przetwarzające współpracujące z vidaXL korzystają z podprocesorów, stosowane są następujące środki:

- Istnieje wiążąca umowa z podprocesorem;

- Obowiązki odzwierciedlają lub przewyższają te określone w naszych umowach powierzenia przetwarzania danych;

- Podprocesorzy są weryfikowani pod kątem odpowiednich zabezpieczeń.

4.5 Inni konkretni odbiorcy zewnętrzni.

W określonych sytuacjach vidaXL może udostępniać dane osobowe podmiotom zewnętrznym, jeżeli jest to niezbędne dla zachowania zgodności z prawem lub uzyskania profesjonalnego doradztwa.

Kategoria	Przykłady	Cel	Podstawa prawna
Organy publiczne	Organy podatkowe, organy nadzoru finansowego, policja, organy celne	Zgodność z prawem, zapobieganie oszustwom	Obowiązek prawny
Profesjonalni doradcy	Zewnętrzni doradcy prawni, audytorzy, księgowi	Postępowania sporne, zgodność z prawem	Prawnie uzasadniony interes

Uwaga: Niektóre z tych podmiotów mogą działać jako niezależni administratorzy na gruncie prawa o ochronie danych. Regularnie przeglądamy i aktualizujemy tę listę, aby odzwierciedlała zmiany w naszych czynnościach przetwarzania.

4.6 Restrukturyzacja lub zmiany korporacyjne. W przypadku sprzedaży, połączenia lub restrukturyzacji vidaXL lub jej podmiotów powiązanych Twoje dane osobowe mogą zostać udostępnione potencjalnym nabywcom lub podmiotom z grupy przy zachowaniu ścisłej poufności i wyłącznie w zakresie dozwolonym przez RODO.

5. TWOJE PRAWA

5.1 Na podstawie przepisów o ochronie danych przysługują Ci między innymi następujące prawa:

• Prawo dostępu - Masz prawo poprosić nas o kopię swoich danych osobowych.
• Prawo do sprostowania - Masz prawo zażądać sprostowania danych osobowych, które uważasz za nieprawidłowe. Masz również prawo zażądać uzupełnienia informacji, które uważasz za niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych - Masz prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych w określonych okolicznościach.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - Masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych okolicznościach.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania - Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez vidaXL, gdy takie przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionych interesach, w tym dla celów marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych - Masz prawo zażądać, abyśmy przekazali dane osobowe, które nam podałeś, innej organizacji lub Tobie, w określonych okolicznościach.

Należy pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. Na przykład, jeżeli zażądasz usunięcia swoich danych osobowych, możemy nadal być zobowiązani do przechowywania niektórych informacji w celu wypełnienia obowiązków prawnych (np. przepisów podatkowych).

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych opiera się na zgodzie, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Możesz to zrobić, kontaktując się z nami lub, jeżeli taka opcja jest dostępna, zmieniając ustawienia na stronie „Preferencje” w swoim koncie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5.2 Jak skorzystać z przysługujących Ci praw?. Możesz skorzystać z praw w następujący sposób:

Pocztą:

vidaXL
Mary Kingsleystraat 1
5928 SK Venlo
The Netherlands
(Prosimy o podanie pełnego imienia i nazwiska, adresu pocztowego, adresu e-mail oraz – jeśli dostępny – numeru referencyjnego klienta w celu zlokalizowania Twoich danych.)

E-mailem: webservice@vidaxl.pl
Telefoniczni: (22) 104 41 44

5.3 Konsekwencje skorzystania z praw wynikających z RODO. Nie ponosisz żadnych opłat za skorzystanie ze swoich praw. Jeśli złożysz wniosek o udostępnienie danych, mamy miesiąc na udzielenie odpowiedzi. Jeśli spróbujesz skorzystać ze swoich praw, a my nie udzielimy odpowiedzi lub uznasz, że nasza odpowiedź jest niezadowalająca, możesz złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych wskazanego w sekcji 9 niniejszej Polityki.

6.  TRANSFERY MIĘDZYNARODOWE

6.1 vidaXL działa w ramach międzynarodowej sieci spółek stowarzyszonych i podmiotów powiązanych umownie (zwanych dalej „Konsorcjum vidaXL”). Niektóre z tych spółek należą do tego samego podmiotu dominującego, inne zaś funkcjonują pod marką vidaXL w oparciu o ścisłą współpracę handlową i operacyjną. Spółki te mają siedziby zarówno w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), jak i poza jego granicami.

6.2 Dostęp w ramach Konsorcjum vidaXL. Dane osobowe mogą być przekazywane przez podmioty konsorcjum vidaXL, spółki stowarzyszone lub strony trzecie do poniższych państw, w zależności od wymogów operacyjnych:

• EOG (np. Niderlandy, Rumunia, Polska)
• Stany Zjednoczone
• Azja (Indie, Filipiny itp.) 

Każdy z tych podmiotów uzyskuje dostęp do Danych Osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania swojej roli kontraktowej (logistyka, obsługa klienta, wsparcie IT itd.).

6.3 Transfery do krajów spoza EOG. Jeżeli Dane Osobowe są przetwarzane poza EOG – niezależnie od tego, czy przez podmioty vidaXL, wykonawców czy zewnętrznych dostawców usług – vidaXL zapewnia, że takie transfery są chronione odpowiednimi zabezpieczeniami zgodnie z RODO. Należą do nich m.in.:

• Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską; 
• Umowy powierzenia przetwarzania danych; 
• Środki techniczne i organizacyjne; 
• Audyty i oceny dostawców. 

Niektórzy zewnętrzni podmioty przetwarzające dane (np. Google, Meta, Amazon Web Services) mogą przetwarzać dane osobowe zgodnie z powyższymi zabezpieczeniami.

6.3.1 Środki ochrony właściwe dla poszczególnych krajów

Poniższa tabela przedstawia przegląd środków ochrony stosowanych przy międzynarodowych transferach, w zależności od kraju, w którym znajduje się odbiorca.

Kraj	Decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony	Odpowiednie środki ochrony
Stany Zjednoczone	Tak – Ramy ochrony danych UE–USA	Nie dotyczy
Azja (Indie, Filipiny itp.)	Nie	Standardowe klauzule umowne (SCC) oraz środki uzupełniające

7. JAK DŁUGO BĘDĄ PRZETWARZANE MOJE DANE?

7.1 vidaXL nie przechowuje Twoich Danych Osobowych dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, chyba że prawo wymaga lub zezwala na dłuższy okres przechowywania (np. w celach podatkowych, księgowych, regulacyjnych lub w związku z roszczeniami prawnymi). Okres przechowywania jest uzależniony od rodzaju danych i celu przetwarzania i może się różnić.

7.2 Aby zapewnić zgodność z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, który nakłada obowiązek przechowywania danych osobowych nie dłużej, niż jest to konieczne, przy ustalaniu okresów przechowywania danych Polska  stosujemy następujące ogólne kryteria i wynikające z przepisów obowiązki ustawowe:: 

Rodzaj danych	Cel przetwarzania	Okres przechowywania	Podstawa prawna / Uzasadnienie
Dane zamówień i transakcji	Realizacja umów, obsługa klienta, księgowość	Do 10 lat	Ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, RODO art. 6 ust. 1 lit. b i c, Rozporządzenie UE 282/2011
Interakcje z obsługą klienta	Rozpatrywanie reklamacji, poprawa jakości obsługi	Do 2–5 lat (zależnie od sprawy)	Uzasadniony interes administratora – dokumentacja i poprawa usług (RODO art. 6 ust. 1 lit. f)
Odpowiedzi w ankietach i opiniach	Prezentacja opinii i badanie jakości usług	Do 2 lat	Zgoda użytkownika (RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub uzasadniony interes
Komunikacja e-mailowa (np. newslettery)	Marketing bezpośredni, aktualizacje usług	Do momentu wycofania zgody	Zgoda zgodnie z dyrektywą ePrivacy i RODO art. 6 ust. 1 lit. a
Dane nieaktywnych kont	Zapobieganie oszustwom, ochrona prawna	Zazwyczaj usuwane po 2 latach braku aktywności	Uzasadniony interes – prewencja nadużyć, kodeks cywilny (przedawnienie roszczeń)
Zapisy rozmów na czacie	Dokumentacja i poprawa obsługi klienta	Do 2–5 lat	Uzasadniony interes – poprawa jakości (RODO art. 6 ust. 1 lit. f)
Dane kontaktowe klienta, historia zakupów, numery seryjne, dostawy	Gwarancje konsumenckie i obsługa posprzedażowa	Tak długo, jak wymagają przepisy	Ustawa o prawach konsumenta, Dyrektywa 2011/83/UE, odpowiedzialność trwa także po okresie gwarancji
Reklamacje i korespondencja ws. produktu	Roszczenia z tytułu odpowiedzialności za produkt	Tak długo, jak wymagają przepisy	Dyrektywa 85/374/EWG (wdrożona do prawa krajowego), okresy przedawnienia zgodnie z k.c.
Dane do identyfikacji użytkowników w przypadku wady produktu	Wycofania produktów / zawiadomienia o zagrożeniach	Tak długo, jak wymagają przepisy	Dyrektywa 2001/95/WE – ogólne bezpieczeństwo produktów
Dane interakcji związanych z roszczeniem	Dochodzenie i obrona roszczeń prawnych	Do upływu okresu przedawnienia	Kodeks cywilny – zwykle 6 lat (po 2022 r.) lub 3 lata (dla roszczeń okresowych)

7.3 Archiwizacja i usuwanie. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania Twoje Dane Osobowe zostaną bezpiecznie usunięte, zanonimizowane lub zarchiwizowane w sposób uniemożliwiający ich identyfikację, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

8. JAKIE ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA SĄ STOSOWANE W CELU OCHRONY MOICH DANYCH?

8.1 Ogólne Zasady. vidaXL stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich Danych Osobowych przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Środki te są proporcjonalne do wrażliwości danych, zakresu naszych działań, wielkości przetwarzanych zbiorów danych oraz potencjalnego ryzyka. Stosujemy zasadę ochrony danych na etapie projektowania (privacy by design) oraz zasadę ochrony danych domyślnie (privacy by default), zgodnie z art. 25 RODO.

8.2 Przykłady wdrożonych środków bezpieczeństwa. W celu zabezpieczenia danych osobowych vidaXL stosuje następujące kategorie środków::

Kategoria	Przykłady środków
Bezpieczeństwo Techniczne	Szyfrowanie danych w tranzycie, wykorzystujące protokoły (SSL/TLS);
Bezpieczeństwo organizacyjne	Umowy o poufności z pracownikami; Obowiązkowe szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych; Ograniczony dostęp do danych zgodnie z rolami; Ocena ryzyka dostawców zewnętrznych;
Monitorowanie i reakcja	Ciągłe monitorowanie systemów pod kątem nietypowych prób dostępu; Regularne audyty i testy penetracyjne; Plan reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych;
Minimalizacja i retencja danych	Przechowywanie danych osobowych tylko tak долго, jak jest to konieczne; Pseudonimizacja/anonimizacja, gdy pełna identyfikacja nie jest wymagana.

 

8.3 Twoja odpowiedzialność. oczekujemy również, że podejmiesz odpowiednie kroki w celu ochrony swoich danych osobowych, na przykład zachowując poufność danych logowania, stosując silne hasło i unikając używania tego samego hasła do wielu kont, wylogowując się po zakończeniu sesji na urządzeniach publicznych lub współdzielonych oraz niezwłocznie powiadamiając vidaXL o podejrzeniu niewłaściwego użycia Twojego konta.

9. JAK MOGĘ ZŁOŻYĆ SKARGĘ

9.1 Inspektor Ochrony Danych (IOD). vidaXL wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych zgodnie z art. 37 RODO. IOD odpowiada za:

• Monitorowanie zgodności z RODO i innymi przepisami o ochronie danych; 
• Doradztwo firmie i jej pracownikom w zakresie obowiązków ochrony danych; 
• Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, oraz dla organu nadzorczego; 
• Przeprowadzanie ocen ryzyka i doradztwo przy wykonywaniu oceny skutków dla ochrony danych (DPIA); 
• Zapewnienie realizacji praw osób, których dane dotyczą, w sposób terminowy i właściwy. 

9.2 Jak skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych?

9.2.1 Jeżeli masz pytania lub wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania Twoich Danych Osobowych albo chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych:

You can contact our IOD at:

• E-mail: webservice@vidaxl.pl
• Adres pocztowy:

Attn: Data Protection Officer

vidaXL

Mary Kingsleystraat 1

5829 SK Venlo

The Netherlands

9.2.2 Jeżeli nie jesteś zadowolony(-a) ze sposobu, w jaki rozpatrzyliśmy Twoje zgłoszenie, lub uważasz, że przetwarzanie Twoich danych przez vidaXL jest niezgodne z przepisami, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego.

Wiodący Organ Nadzorczy	Organ nadzorczy
Autoriteit Persoonsgegevens Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV The Hague, Netherlands https://autoriteitpersoonsgegevens.nl	Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa uodo.gov.pl

 

10. ZMIANY W NINIEJSZEJ INFORMACJI 

Treść polityki prywatności może ulec zmianie. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna w sklepie internetowym vidaXL. vidaXL zaleca regularne zapoznawanie się z polityką prywatności, zwłaszcza przed udostępnieniem swoich danych osobowych.